home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Gold Medal Software 3 / Gold Medal Software - Volume 3 (Gold Medal) (1994).iso / database / ddf606a.arj / HELPDOC.EXE / GETSTART.HLP < prev    next >
Text File  |  1994-03-05  |  6KB  |  106 lines
  1.       ╒═══════════════════════════════════════════════════════════════════╕
  2.       │                         Getting Started                           │
  3.       ╘═══════════════════════════════════════════════════════════════════╛
  4.  
  5.       Making a Selection
  6.       ─────────────────────────────────────────────────────────────────────
  7.       Throughout this program you will be prompted to make a selection in
  8.       either a menu or a directory of files. In either case a window will
  9.       open allowing a selection to take place. This is done by highlighting
  10.       the menu choice or file with the up and down arrow keys and pressing
  11.       <Enter>.
  12.  
  13.       Menu choices and files may also be selected by pressing the first
  14.       letter or number of the menu choice or file. To save space and
  15.       redundancy in this manual, these instructions will not be given each
  16.       time a selection is to be made. This will simply be referred to as
  17.       making a "selection".
  18.  
  19.       The main menu consists of 12 choices. Selecting any of these may open
  20.       sub-menus containing other menu choices or files. Pressing <Esc> from
  21.       the main menu will prompt you with "Are you sure you want to Quit?"
  22.       for quitting DDFile.
  23.  
  24.  
  25.       Getting Help
  26.       ─────────────────────────────────────────────────────────────────────
  27.       At any time within DDFile you can press <F1> to get help. A Help menu
  28.       will appear with 15 selections:
  29.  
  30.                         A) Introduction
  31.                         B) Getting Started
  32.                         C) Editing and Adding Records
  33.                         D) Creating a Filter
  34.                         E) Creating/Selecting Index Files
  35.                         F) Printing Labels Letters Lists
  36.                         G) Printing Reports
  37.                         H) Searching for Duplicates
  38.                         I) Importing & Exporting
  39.                         J) Creating/Modifying a Database
  40.                         K) File Management
  41.                         L) Miscellaneous Utilities
  42.                         M) General Setup
  43.                         N) Appendix
  44.                         O) Glossary
  45.  
  46.       Selecting any one of these will display all documentaion on that
  47.       particular subject.
  48.  
  49.       ─────────────────────────────────────────────────────────────────────
  50.       Select or Close a Database
  51.       ─────────────────────────────────────────────────────────────────────
  52.       The first selection you will most always want to make upon entering
  53.       DDFile is "Select/Close Database File". Therefore, this is selected
  54.       automatically upon entering the program. If you do not wish to select
  55.       a database at this time simply press <Esc>.
  56.  
  57.       The FILES statement (see Appendix A and your DOS manual) must be set
  58.       to 20 or greater in order to select a database. The FILES statement
  59.       should be located in your CONFIG.SYS file which should be located in
  60.       the root directory of your "boot" drive. If this file can be located
  61.       you can edit it from within DDFile by selecting
  62.       "Copy/Rename/Delete/Edit Files" from the main menu. Any changes made
  63.       to the CONFIG.SYS file are not made effective until rebooting the
  64.       machine. To reboot, exit DDFile then press <Ctrl>+<Alt>+<Del>.
  65.  
  66.       Before selecting a database you are asked to enter the drive and
  67.       directory (path) in which to look for a database file. Enter only a
  68.       path. Do NOT enter a filename. The current drive and directory will
  69.       display by default. Pressing <Enter> will display any database (.DBF)
  70.       files found. At this time select the database you wish to use.
  71.  
  72.       If there are no files available you will need to first create a
  73.       database or specify another drive and/or directory (path). To create
  74.       a database, see "Creating/Modifying a Database" in the on-line
  75.       documentation.
  76.  
  77.       After selecting a database file, any index files that were in use
  78.       when the database was last used will be reselected automatically
  79.       unless either the index file(s) or the database file has been
  80.       modified in any way since its last usage in DDFile. For more on index
  81.       files see "Creating/Selecting Index Files" in the on-line
  82.       documentation.
  83.  
  84.       If you're a sales person who needs to make call-backs, DDFile will
  85.       allow you to check your call-backs upon database selection. If a
  86.       Tickler field has been assigned (see "Field Assignment" under
  87.       "General Setup" in the on-line documentation) you will be asked to
  88.       enter a "Plus or Minus" number. A "Plus or Minus" number of 2, for
  89.       example, will locate all records with a Tickler date of 2 days prior
  90.       to today's date to 2 days following today's date. A "Plus or Minus"
  91.       number of 0 will locate only records with a Tickler date matching
  92.       today's date.
  93.  
  94.       After entering a "Plus or Minus" number, the search is made. If any
  95.       records are found, you be asked if you want to tally them. Whether
  96.       you tally the records or not, the record pointer will be positioned
  97.       to the first record meeting the Tickler date specification. Upon
  98.       entering "Edid/Add Records", you will see the first record meeting
  99.       the Tickler date specification and to veiw any others, press <F3>
  100.       then <N>. This may be repeated until there are no more records
  101.       meeting the Tickler date specification. To view them again, press
  102.       <F3> then <F> to go to the First record in the database then start
  103.       over with <F3> then <N>. See "Editing and Adding Records" in the
  104.       on-line documentation.
  105.  
  106.